Verplichte e-facturatie (Peppol) – wat verandert er vanaf 1 januari 2026?

Sinds 1 januari 2026 is het zover: e-facturatie via het Peppol-netwerk is verplicht geworden voor B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtigen. Dit is een belangrijke stap in de digitalisering van de Belgische economie, maar wat betekent het concreet voor jouw kmo of zelfstandige activiteit?

Wat is Peppol precies?

Peppol staat voor "Pan-European Public Procurement Online" en is een Europees netwerk voor het uitwisselen van elektronische documenten, waaronder facturen. Het is geen software, maar een standaard én een netwerk waarmee bedrijven op een gestructureerde manier facturen kunnen versturen en ontvangen.

Denk aan Peppol als een soort "postbus" voor digitale facturen. Elke deelnemer heeft een uniek Peppol-ID (vaak gebaseerd op het btw-nummer), en via dit netwerk kunnen facturen automatisch van het ene boekhoudsysteem naar het andere worden verstuurd.

Wat is er veranderd sinds 1 januari 2026?

De Belgische overheid heeft beslist dat alle B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtigen verplicht via een gestructureerd elektronisch formaat moeten worden verstuurd. In de praktijk betekent dit:

• PDF's per e-mail volstaan niet meer – een PDF is geen gestructureerde e-factuur
• Je moet kunnen ontvangen én versturen via het Peppol-netwerk
• Elke onderneming heeft een Peppol-ID nodig om facturen te kunnen uitwisselen
• Je boekhoudsoftware moet Peppol-compatibel zijn of je hebt een tussenoplossing nodig

Waarom deze verplichting?

De overheid wil hiermee meerdere doelen bereiken:

• Minder btw-fraude: gestructureerde facturen zijn makkelijker te controleren
• Efficiëntere administratie: automatische verwerking bespaart tijd
• Snellere betalingen: facturen komen direct in het systeem terecht
• Europese harmonisatie: België sluit aan bij andere EU-landen

Wat moet je doen als kmo of zelfstandige?

Als je nog niet klaar bent voor Peppol, is het nu tijd om actie te ondernemen:

1. Controleer je huidige software

Veel moderne boekhoudsoftware zoals Exact Online, Yuki, en Odoo ondersteunen Peppol al. Vraag bij je softwareleverancier of de Peppol-functionaliteit actief is.

2. Registreer je Peppol-ID

Je Peppol-ID is meestal je btw-nummer voorafgegaan door de landcode (BE0xxx.xxx.xxx). Je softwareleverancier of boekhouder kan je helpen met de registratie.

3. Test de uitwisseling

Stuur een testfactuur naar een bekende relatie om te controleren of alles werkt. Controleer ook of je facturen correct kunt ontvangen.

4. Informeer je klanten en leveranciers

Laat hen weten dat je Peppol-ready bent en vraag naar hun Peppol-ID voor je klantenbestand.

Wat als je software geen Peppol ondersteunt?

Gebruik je nog een oude boekhoudapplicatie of Excel? Dan heb je enkele opties:

• Overstappen naar Peppol-compatibele software – dit is de meest toekomstbestendige oplossing
• Een Peppol Access Point gebruiken – diensten zoals BillToBox fungeren als tussenpersoon
• Je boekhouder inschakelen – veel boekhoudkantoren bieden Peppol-diensten aan voor hun klanten

De voordelen voor jouw bedrijf

Hoewel de verplichting misschien als extra werk voelt, biedt e-facturatie echte voordelen:

• Geen handmatige invoer meer: facturen komen automatisch in je systeem
• Minder fouten: geen tikfouten bij het overnemen van gegevens
• Snellere verwerking: wat vroeger uren duurde, gebeurt nu in seconden
• Betere cashflow: facturen worden sneller ontvangen én betaald
• Duurzamer: minder papier en postzegels

Conclusie

De verplichte e-facturatie via Peppol is een realiteit. In plaats van het te zien als een last, kun je het beter omarmen als een kans om je administratie te moderniseren. De tijd die je nu investeert in een goede setup, verdien je dubbel en dik terug door efficiëntere processen.

Heb je hulp nodig bij het opzetten van Peppol of het automatiseren van je facturatieproces? Ik help je graag verder met een persoonlijke aanpak die past bij jouw situatie.